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Capsule numéro 2:    

Comment optimiser la communication informelle inter équipe et réduire les discussions de corridor, les courriels et les messages textes?

 

Une des valeurs d’entreprise essentiel pour amorcer cette optimisation est la transparence mutuelle «employés-employeur». Ce volet d’information en toute transparence fait partie intégrante de la zone d’information prospective généré en continu par la console «humanage.ca».

Qui un jour n’a pas entendu dans les locaux de l’entreprise les questionnements suivants :

  • J’aimerais bien avoir cette tâche un jour…;

  • J’aimerais bien savoir qui travaille sur cette activité…;

  • J’aimerais bien proposer cet activité un jour pour améliorer…;

  • J’ai l’impression que ces toujours les mêmes qui ont les plus belles tâches du projet…;

  • Pourquoi je n’ai pas été consulté pour avoir cette formation…;

  • J’ai une bonne idée de tâche à faire qui pourrait nous aider à … mais je ne sais pas à qui et comment l’adresser…;

  • Je crois que l’organisation devrait offrir ce type de formation…;

  • Etc…;

Pour éliminer la plupart de ces questions et ainsi optimiser la synergie des équipes de travail est de rendre disponible de façon continue à tous les employés à partir d’un seul écran, toutes les principales zones d’activités de l’entreprise et leur principales tâches.

 

L’un des principes «humanagement» à respecter est que chaque employé de l’entreprise prenne une minute de son temps à sa dernière journée de la semaine pour déplacer ses briques de service dans les différentes macro-zones et macro-tâches de l’entreprise afin que l’ensemble des employés et gestionnaires soit informé à partir de la même console dès les premières heures du début de la semaine suivante. Ainsi, tous les employés et gestionnaires voient son plan d’affectation des prochains jours incluant ses tâches et sa formation (planifiées et prospectées), ses disponibilités et ses absences. En résumé, la console nous permet de voir ce que l’employé doit faire (briques vertes) et ce qu’il aimerait faire (briques rouges) dans les prochains jours.

 

L’accès sécurisé à cette console, de n’importe où et par l’ensemble du personnel permet de diminuer drastiquement dès sa première semaine d’utilisation les multiples questionnements du tableau précédent qui alimentent au quotidien les communications inter-équipe. La force de l’outil origine de la mise en place d’une zone d’information opérationnelle et prospective grâce à l’effort collectif nécessitant seulement une minute par semaine par tous les employés et la volonté de l’entreprise d’implanter de façon concrète et en continue la valeur de la transparence au sein d’une organisation socialement responsable. Lors de nos bancs d’essai, l’effet «humanage» était perceptible dans les équipes dès les premiers jours de son utilisation.  Les questionnements inter-équipe ont diminués considérablement pour optimiser et enrichir les échanges afin de créer un environnement plus social, productif et innovant. Un phénomène de transparence et d’équité s’installe progressivement et est ressenti par l’ensemble des employés aux bénéfices de tous (employés-employeur).

 

C’est ça l’efficacité simplifiée!

Denis Thériault, MA, spécialiste en management.