Capsule numéro 1:   

Comment diminuer drastiquement la perte de temps au travail ?

 

La perte de temps des employés dans les petites, moyennes et grandes entreprises (PMGE) représente en 2016 le principal vecteur de diminution de la capacité de production. Cette perte de temps passe facilement à travers les mailles des différents plan d’assignation, d’affectation ou de gestion du personnel dans un contexte de travail toujours plus complexe, plus rapide, plus mobile et plus décentralisé. Les employés n'ayant pas la bonne expertise au bon moment et la mauvaise évaluation des efforts entre deux étapes de projets occasionnant des attentes du personnel affecté sont autant de raisons pour expliquer ces pertes de temps souvent difficiles à prévenir et surtout à contrôler.

 

L’offre actuelle des différents fournisseurs de services est entre autres,  de mettre en place plusieurs tableaux de bord (TB) alimenté par les gestionnaires et les employés pour alimenter la haute direction et les gestionnaires d’information stratégique, tactique et opérationnelle.  Cette façon de faire demande beaucoup d’efforts des gestionnaires et des employés pour alimenter les TB. De plus, ils sont souvent trop complexes et l'information de gestion est diffusé en retard . Ainsi, le gestionnaire ne peut affecter, en temps réel, des périodes de disponibilité ponctuelles observées durant la semaine.  Au lieu d’améliorer les prises de décisions tous les jours sur le terrain, elle rende le processus plus complexe et plus lent. Les multiples décisions à prendre au quotidien sont ralenties par un processus qui demande beaucoup trop d'efforts de saisi et des informations qui tardent à venir pour la prise de décision.

 

Les types d’information (stratégique, tactique, opérationnel) produit par les différents TB conventionnel offert par l’industrie ne peuvent actuellement répondre à cette problématique de perte de temps qui doit être piloté au quotidien. Sans compter, la perte de temps à la saisie massive des informations au TB causant ainsi des délais trop long de diffusion pour vous permettre d’agir.

 

Les plans actuels utilisés par les gestionnaires ne peuvent mitiger ce fléau majeur dans nos PMGE d’aujourd’hui. Les plans d’affectation, de suivi, de formation et les logiciels de gestion de billets de travail sont trop statiques et non intégrés dans un tout, pour permette au gestionnaire de réagir rapidement (dans l’heure) et avec la bonne information (profil d’employabilité toujours changeant des employés et de l’entreprise) pour exécuter les différentes tâches.

C’est pour rencontrer les exigences de ces cas de figure qu’est née une toute nouvelle zone d’information plus dynamique et moins spécifique; l’information prospective.  Un des objectifs de cette nouvelle zone d’information est d’augmenter la capacité de votre organisation de plus de 20%, dès les premiers jours de son utilisation en diminuant considérablement les temps de mise en disponibilité des employés.

 

La console Humanage.ca est l’outil permettant de produire cette zone d’information prospective uniquement par le simple déplacement au quotidien (avec la souris) de ses briques de service dans les différentes macros-zones et macros-tâches rendues disponibles par l’entreprise. Lors de son engagement dans l’entreprise, un nombre de briques de services (égale au nombre de jours potentiels de travail dans une semaine) est rendu disponible à l’employé. Seulement deux (2) minutes par semaine par employé sont nécessaires pour la production de cette zone d’information prospective rendue essentielle dans les environnements de travail turbulent et chaotique d’aujourd’hui.

Avec un accès en permanence pour tous les employés, gestionnaires, et dirigeants de l’entreprise à la même console, l’employé déplace à la dernière journée de sa semaine de travail, ses briques de services dans ses différentes tâches d’affectation. De plus, avec le bouton de droite, il peut modifier l’état de sa brique, de planifié (vert) , à prospecté (rouge). Également, indépendamment de sa planification, l’employé peut déplacer des briques de services dans la Marco-zone appelée «Disponibilité» suite à son évaluation personnelle de ses efforts de la prochaine semaine . Ainsi, dès le lundi matin, les gestionnaires ont une vue d'ensemble de la disponibilité de tous les employés, de leur affectation globale et de leur intérêt à travailler sur d’autres tâches (brique en mode prospective). Cette vue devient l’outil central pour piloter l’ensemble des disponibilités non planifiées au quotidien.

 

Les cinq (5) macros-zones fondamentales du modèle Humanagement.

«Les organisations performantes d’aujourd’hui ne chercheront pas la meilleure information pour opérer mais la bonne information, au bon moment», Denis Thériault, 2016.

 

C’est ça l’efficacité simplifiée!

Denis Thériault, MA, spécialiste en management,

 

Auteur du nouveau modèle de management «Humanagement» et sa console humanage.ca.